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雅安市人民医院医院物资供应商管理制度(试行)

发布时间 :2024-01-16

一、总则

1. 为规范供应商管理,保证采购质量,降低采购成本,提高供应商的服务质量,依据相关法律法规和医院要求,制定本规定。

2. 本办法所称供应商,是指长期或短期直接向医院提供货物、服务、工程等的企业。

3. 各职能科室建立供应商管理档案,定期组织考核评价、不良事件登记。

二、供应商的准入标准和机制

4.供应商前期评估和筛选工作

评估内容:一是要评估供应商的能力,包括生产、技术、财务、服务等方面的资质和水平以及供应商的性价比。二是要评估供应商的积极性,主要指供应商对询盘的反应速度,对特殊要求的态度以及发货的及时性。

5.考核评价体系

5.1.1 各职能科室与供应商签订供货合同后,每季度对供应商组织一次评价。评价主要从产品质量、供货价格、供货时间、供货能力、售后服务、供应商信誉等方面进行。

5.1.2 供应商评价采用百分制,评价结果分两种:85分以上(含85分)为“合格”、85分及以下为“不合格”,评价结果作为合同是否续签的重要依据,以书面形式反馈给供应商。

5.1.3 供应商评价的具体内容

(1)产品质量:主要从供应商供应产品质量合格率、供应产品的规范性(包括中文标识、检测报告、合格证)、供应产品包装的完好率、产品使用情况评估等方面进行评价。

(2)产品价格:主要从供应产品价格是否合理、主动提出供应产品降价、校花沦为黑人的坐便器涨价产品的涨幅能力等方面进行评价。

(3)供货能力:主要从供货方式、供货的准确度、增减供货数量的应变能力、交货及时性等几个方面进行评价。

(4)售后服务:主要从是否按照医院要求提供产品相关证件、是否按照医院要求更新过期证件,包装破损、质量不合格的耗材能无条件更换;使用科室或患者对产品质量提出问题时,能及时安排人员妥善处理;能主动对使用科室进行应用培训;在突发公共卫生事件或紧急情况时,能主动为医院提供应急服务等方面进行评价。

(5)供应商信誉:主要从供应商合法经营、诚信经营、有无违法相关管理规定等方面进行评价。

(6)加分项:主要从诚信守法经营,公司内部严格管理,销售行为规范,信誉良好,有一定的社会责任感,在合同期内无不良记录,积极配合医院的管理要求和临床需要,能配合医院完成特殊任务要求等方面进行评价。

具体评价内容及评分见附件《医院供应商考核评价表》。

6.评估部门:由各职能科室组织相关科室人员对供应商进行评估,或者聘请专门评估机构实施专业评估,包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请等。

三、供应商档案管理

7. 各职能科室负责建立供应商档案,包括纸质文件和电子文件。

8. 档案文件内容包括:

(1)供应商信息登记表、产品信息登记表、供应商法人营业执照、医疗器械经营许可证、机构代码、税务登记证、法人授权书,产品代理授权书,供货保证书,廉洁承诺书;

(2)生产厂家或上级经销商法人营业执照、医疗器械生产(经营)企业许可证、机构代码、税务登记证;

(3)医疗器械注册证(含注册证登记表),卫生许可证。

9. 供应商提供的所有纸质文件必须加盖供应商公章。所有文件在有效期过期前,供应商必须主动提出或配合更新,否则停止采购该供应商的产品。

10. 对供应商档案建立规范的编码管理制度,收取的纸质文件应及时归档,按编码存放。

11. 供应商档案保存期限为15年以上。所有的电子文件保存15年以上。

四、供应商接待流程

12.目的

规范医院供应商接待管理流程,进一步加强党风廉政建设,进一步强化采购科工作人员法规意识、风险意识以及廉洁自律意识。

13.适用范围

本规定适用于采购科及医院所有参与接待人员。

14.规程

14.1.1接待供应商洽谈业务原则上应在工作时间、工作场所,接待内容仅限于业务工作范围内的相关事项,接待时须由两名或以上工作人员共同接待。

14.1.2建立供应商接待的预约登记制。供应商如需到医院推广新知识、新技术、新产品等,均就具体事宜到科室或者通过电话进行预约登记,登记内容包括:公司名称、来院人员、具体事项等,接待科室对内容进行评估后,确定时间、地点、参与人员等,由专人负责组织,并做好记录。无特殊情况,接待时间应安排在每周四上午8:00-11:30,预约电话:08352228626/08352225598,接待地点为雅安市医师培训中心101办公室。

14.1.3 采购科工作人员在接待供应商代表的过程中,应该自觉遵守中央、省、市和医院有关规定与要求,接待过程公开、透明,并自觉接受监督。

14.1.4 接待人员不得收受医疗器械、耗材、药品等供应商代表以各种形式给予的红包、礼品、回扣、馈赠或安排的宴请、旅游等,不得违规向医疗器械、耗材、药品等供应商代表泄露医院相关信息。

14.1.5 科室负责人应严格落实好“一岗双责”工作责任制,加强对本科室干部职工廉洁从业行为监管,经常性对科内人员开展“九不准”等廉政教育,提高干部职工抵御诱惑和拒腐防变的能力,营造风清气正的医疗环境。

14.1.6本院工作人员违反本规定,对于情节轻微,未造成严重后果的,对其进行廉政谈话;对于情节严重,造成严重后果的,按照相关规定给予相应处理,构成犯罪的,移交司法处理。

五、供应商违规处罚办法

15.供应商在履行合同过程中如发生以下情况,医院将立即终止供货合同,将该供货商列入“黑名单”。

1. 供应商存在以下违规违纪行为:

(1)未经医院批准,在医院宣传推销医疗器械、材料等。

(2)未经医院批准,在临床科室提供医疗器械或耗材等进行试用、使用。

(3)采用非法途径查阅、索取、买卖医院设备、耗材信息。

(4)伪造、提供虚假证件、票据、资质证明等,供应假冒伪劣产品。

(5)其他涉及商业贿赂活不正当竞争的各种不良行为。

16. 供应商销售行为存在以下严重缺陷:

(1)供应产品质量不符合国家标准或合同规定标准的。

(2)进口产品无中文标识,国产产品无法提供检测报告的。

(3)供应产品价格虚高,远远高于市场价格的。

(4)未在规定的时间内供应货物且未提前通知医院做好应对工作的。

(5)不能及时提供售后服务和其它本应该提供的服务的。

(6)未在规定的时间内提供货物票据,或货物票据不符合医院规定的。

(7)供应商证件过期而不能在规定时间内更新的。

(8)供应商未按照医院规定提供整套证件的。

(9)供应商在接到医院针对产品质量的负面反馈意见后,不愿承担责任、不积极处理的。

17.建立供应商不良行为登记记录。如果供应商在一年内因各种问题收到我院书面警告三次,或在医院年度评价中结果为“不合格”,医院将立即停止与该供应商的供货合同,不再采购和使用该供应商的产品;如果供应商连续两年在医院的年度评价中达到“合格”,医院将延续供货合同。

18.建立严格的供应商变更登记审查、追溯制度。曾列入“黑名单”的供应商(或品种),医院有权不予接受变更,存在其他不良记录的供应商,医院将严格审查、追溯,原则上不予变更。

六、供应商黑名单管理

19. 为进一步加强对供应商的监督管理,规范对供应商违约失信行为的惩诫标准和工作程序,预防商业贿赂行为,规范各级人员廉洁从业行为。

20. 有以下十一种情况之一的将被列入黑名单。凡列入“黑名单”的企业以及引发黑名单记录事件项目注册负责人实际掌控的企业,我院将立即终止合同,3年内不得参与医院药品、医用设备、医用耗材、基建、装修维修及其他产品和服务等投标及其它采购活动。

(一)在投标过程中提供虚假营业执照、资质证书、业绩证明、身份证明、授权证明、劳动合同及职工养老保险证明等材料的。

(二)经使用部门及监管部门查实,有主观故意制售假、劣药品、医疗器械、制销无证医疗器械、过期医疗器械、设备耗材等行为;提供虚假、劣质装修工程材料等行为,凡有一次以上不良行为记录者。

(三)投标报价有低于企业成本价或恶意过高报价的。

(四)以次充好,偷工减料;所提供的产品及服务存在质量问题,影响使用部门的正常工作,被病员或职工投诉,且拒不配合更换、维修、整改的企业。

(五)在采购活动中,发现有违反廉洁购销协议,向科室、医院工作及相关人员,馈赠礼品、红包、购物卡、宴请、销售回扣、以及违规提供境内外学术活动等不良行为记录者。

(六)在招标活动中,有围标、串标、恶意中标等违法行为,给医院造成重大损失或受到行政机关处罚的;凡有一次以上不良行为记录者。

(七)中标后,因自身原因不按时签订合同的或无正当理由擅自变更、终止合同,或者无能力履行合同的。

(八)一年内通过资格审查后无故退出投标累计三次及以上的。

(九)在采购活动中提供虚假发票的。

(十)存在恶意质疑投诉上访等行为的。

(十一)上述规定以外,有其他违纪违规行为,医院党委会议决定将其列入黑名单的。

21. 黑名单监督

采购科负责黑名单的建立,定期发送给财务、审计和纪检,每半年更新一次。相关职能部门按要求向院监察/审计室提供相应信息,由院监察/审计室联动相关部门开展信息核查。

22.如涉及违反相关法律法规规定的,采购科将情况反馈至法务办,法务办通过法律法规维护医院权益同时向相关的监管部门移交相关资料。

七、本制度由采购科负责解释。

八、本制度自发布之日起开始执行。


附件:医院供应商考核评价表



雅安市人民医院

2024年1月16日